Die Planungsphase ist ein zentraler Bestandteil des Projektmanagements. Sie dient dazu, den in der Initiierungsphase definierten Projektauftrag in konkrete  Maßnahmen und Strukturen zu überführen. Eine sorgfältige Planung minimiert Risiken, optimiert den Ressourceneinsatz und schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Projektabschluss.

Ziele der Planungsphase

1. Definierung von Zielen und Anforderungen: Die Projektziele werden detailliert beschrieben und in einzelne Aufgaben unterteilt. Gleichzeitig werden die Anforderungen präzisiert, um sicherzustellen, dass das Projekt den Erwartungen der Stakeholder entspricht.
2. Erstellung eines Zeitplans: Ein klarer Zeitplan, der alle Aktivitäten, Meilensteine und Abhängigkeiten enthält, wird entwickelt. Dies ermöglicht eine transparente und realistische Terminierung.
3. Ressourcenplanung: Alle benötigten Ressourcen – sei es Personal, Material oder finanzielle Mittel – werden identifiziert, zugeordnet und optimiert.
4. Risikomanagement: Potenzielle Risiken werden analysiert, bewertet und entsprechende Maßnahmen zur Risikovermeidung oder -minimierung geplant.
5. Kommunikationsplanung: Ein Kommunikationsplan wird erstellt, um sicherzustellen, dass Informationen effektiv zwischen allen Projektbeteiligten fließen.

Wichtige Schritte in der Planungsphase

• Erstellung eines Projektstrukturplans (PSP): Der PSP zerlegt das Projekt in einzelne, überschaubare Arbeitspakete, die klar definiert und leicht zuzuordnen sind.
• Definition der Arbeitspakete: Jeder Arbeitsschritt wird klar beschrieben, einschließlich der Verantwortlichkeiten, Ressourcen und Zeitvorgaben.
• Zeit- und Kostenplanung: Mithilfe von Methoden wie der Netzplantechnik oder Gantt-Diagrammen wird ein Zeit- und Budgetplan entwickelt.
• Festlegung von Qualitätsstandards: Standards und Kriterien zur Erfolgsmessung werden definiert, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse den Anforderungen entsprechen.

Werkzeuge und Methoden in der Planungsphase

• Gantt-Diagramm: Visualisiert den zeitlichen Ablauf von Aufgaben und Abhängigkeiten.
• Kritischer Pfad (CPM): Identifiziert die längste Kette abhängiger Aufgaben, die den Projektzeitrahmen bestimmen.
• Ressourcenzuweisungsmatrix: Ordnet Ressourcen den jeweiligen Arbeitspaketen zu.
• SWOT-Analyse: Unterstützt die Bewertung von Chancen und Risiken im Projekt.

Ergebnisse der Planungsphase

Am Ende der Planungsphase liegen alle notwendigen Dokumente und Pläne vor, die als Leitfaden für die Projektumsetzung dienen: der Projektstrukturplan, der Termin- und Ressourcenplan, der Kommunikationsplan sowie Strategien für das Risikomanagement.

Fazit

Eine solide und gut durchdachte Planung schafft Klarheit und Struktur, was für den Erfolg eines Projekts unerlässlich ist. Mit der Planung wird ein Grundstein gelegt, der nicht nur die Umsetzung effizient gestaltet, sondern auch hilft, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen.