Die Initiierungsphase ist die erste und zugleich entscheidende Phase im Projektmanagement. Hier werden die Grundlagen für den gesamten Projektverlauf gelegt und die Rahmenbedingungen für den Erfolg definiert.

Ziele der Initiierungsphase

1. Klärung des Projektauftrags: Der Projektauftrag bildet die Grundlage für alle weiteren Schritte. Hier werden die Projektziele, der Umfang und die erwarteten Ergebnisse präzise formuliert.
2. Stakeholder-Identifikation: Es ist essenziell, alle relevanten Stakeholder zu identifizieren, ihre Erwartungen zu verstehen und ihre Einflussnahme auf das Projekt einzuschätzen.
3. Definition der Projektstruktur: Die organisatorischen Rahmenbedingungen, wie Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt, werden in dieser Phase festgelegt.
4. Ressourcen- und Budgetplanung auf grober Ebene: Erste Einschätzungen zu benötigten Ressourcen und finanziellen Mitteln werden vorgenommen, um die Machbarkeit des Projekts zu überprüfen.
5. Risikobewertung: Potenzielle Risiken werden identifiziert und erste Strategien zu deren Umgang definiert.

Wichtige Schritte in der Initiierung 

• Projektziele SMART definieren: Ziele sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein.
• Erstellung eines Business Cases: Analyse, ob das Projekt einen messbaren Nutzen bringt und mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt.
• Erstellung eines Projektauftrags: Der Projektauftrag dient als offizieller Startschuss und enthält alle relevanten Informationen, wie Ziele, Budgetrahmen und erwartete Ergebnisse 

Werkzeuge und Methoden in der Initiierungsphase 

• Stakeholder-Analyse: Erstellung einer Übersicht der Interessensgruppen und deren Einfluss auf das Projekt.
• SWOT-Analyse: Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken des Projekts bewerten.
• Projektstrukturplan (PSP): Erste grobe Strukturierung des Projekts in Arbeitspakete.

Die Initiierungsphase ist weit mehr als nur ein formeller Start. Sie stellt sicher, dass alle Beteiligten ein klares Verständnis über die Richtung und die Anforderungen des Projekts haben. Ein sorgfältig ausgearbeiteter Projektauftrag und eine klare Zieldefinition erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektverlaufs erheblich.

Fazit

Die Investition von Zeit und Ressourcen in eine fundierte Initiierungsphase ist der Schlüssel zum Projekterfolg. Ein gut strukturierter Start ermöglicht es, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und strategisch darauf zu reagieren.