Die Durchführungsphase ist die zentrale Phase im Projektmanagement, in der die geplanten Aufgaben und Aktivitäten umgesetzt werden. Hier werden   die in der Planungsphase erstellten Konzepte in die Praxis überführt, um die Projektziele zu erreichen. Diese Phase erfordert eine enge Steuerung, Koordination und Überwachung, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Ziele der Durchführungsphase

1. Umsetzung der geplanten Aktivitäten: Alle definierten Aufgaben und Arbeitspakete werden entsprechend dem Zeit- und Ressourcenplan ausgeführt.
2. Überwachung von Fortschritt und Qualität: Der Fortschritt der Arbeiten wird regelmäßig geprüft, und es wird sichergestellt, dass die Ergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen.
3. Kommunikation sicherstellen: Alle Projektbeteiligten werden regelmäßig informiert, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten und Missverständnisse zu vermeiden.
4. Probleme und Risiken managen: Unerwartete Herausforderungen oder Änderungen werden identifiziert und durch geeignete Maßnahmen bewältigt.

Wichtige Schritte in der Durchführungsphase

1. Teamkoordination: Projektteams werden angeleitet, um ihre Aufgaben effizient und zielorientiert durchzuführen. Dabei werden Verantwortlichkeiten und Rollen regelmäßig überprüft.
2. Fortschrittskontrolle: Mithilfe von Statusberichten und Meilensteinbewertungen wird der Projektfortschritt gemessen und mit dem Projektplan abgeglichen.
3. Qualitätskontrolle: Es wird sichergestellt, dass alle Liefergegenstände die festgelegten Standards und Anforderungen erfüllen.
4. Änderungsmanagement: Änderungen im Projektumfang oder in den Anforderungen werden kontrolliert und dokumentiert, um negative Auswirkungen zu minimieren.

Werkzeuge und Methoden in der Durchführungsphase

• Projektmanagement-Software: Unterstützt bei der Überwachung von Fortschritt, Ressourcen und Aufgaben.
• Statusberichte: Regelmäßige Berichte, um den Projektfortschritt zu dokumentieren und zu kommunizieren.
• Meetings und Updates: Regelmäßige Besprechungen, um offene Fragen zu klären und den Fortschritt zu besprechen.
• Risikomanagement: Stetige Überwachung der identifizierten Risiken und Anpassung der Maßnahmen bei Bedarf.

Herausforderungen in der Durchführung

• Einhalten von Zeit- und Budgetvorgaben: Verzögerungen oder unerwartete Kostensteigerungen müssen frühzeitig erkannt und adressiert werden.
• Motivation des Teams: Kontinuierliche Kommunikation und Wertschätzung sind entscheidend, um die Motivation und Produktivität des Teams aufrechtzuerhalten.
• Umgang mit Veränderungen: Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind wichtig, um auf neue Anforderungen oder externe Einflüsse zu reagieren.

Ergebnisse der Durchführungsphase

Am Ende der Durchführungsphase sollten die im Projektplan definierten Ergebnisse geliefert und die Projektziele erreicht sein. Dies beinhaltet die Fertigstellung aller Arbeitspakete und die Übergabe der finalen Ergebnisse an die Stakeholder.

Fazit

Die Durchführungsphase ist das Herzstück eines Projekts. Eine klare Organisation, effektive Kommunikation und ein kontinuierliches Controlling sind die Schlüssel, um sicherzustellen, dass das Projekt im geplanten Rahmen bleibt und die gewünschten Ergebnisse erzielt. Mit einer strukturierten Herangehensweise können Herausforderungen gemeistert und die Basis für einen erfolgreichen Projektabschluss gelegt werden.